Nieuwjaar is uiteraard een uitstekend moment om het personeel te bedanken voor het harde werk dat ze het voorbije jaar hebben verricht. Dat kan je op verschillende manieren doen. Zo kan je bijvoorbeeld een waterfles bedrukken, een mooie geschenkmand als cadeau geven of gewoon een extraatje op hun bankrekening storten. Omtrent dergelijke eindejaarsgeschenken bestaan er wel een aantal fiscale regels waar je rekening mee moet houden. Het is behoorlijk complex, dus bespreek het vooraf even met je boekhouder en/of sociaal secretariaat.
Sociaal voordeel voor werknemers
We moeten een onderscheid maken tussen relatiegeschenken die je geeft aan zelfstandigen en eindejaarsgeschenken die je geeft aan het eigen personeel. Fiscaal gezien is zo’n eindejaarsgeschenk voor het eigen personeel namelijk een sociaal voordeel. Dit wil zeggen dat alle werknemers er recht op hebben en dat je niet zomaar iemand mag uitsluiten. Als je de ene werknemer een eindejaarsgeschenk geeft, moet je het dus ook aan de andere werknemers geven. Daarbij mag je niet discrimineren. Werknemers met een contract van bepaalde duur hebben recht op hetzelfde cadeau als werknemers met een contract van onbepaalde duur. Hetzelfde geldt voor werknemer die voltijds werken ten opzichte van werknemers die halftijds werken. Wat wel mag, is dat het personeel de keuze krijgt tussen bijvoorbeeld een fysiek cadeau en een nettogeldbedrag.
De geschenkwaarde beperken tot 40 euro
In principe maken geschenkjes deel uit van het loon en dat wil zeggen dat er fiscale consequenties aan verbonden zijn. Voor sommige geschenken maakt men echter uitzonderingen en dat is ook het geval voor eindejaarsgeschenken. Voor de sociale zekerheid worden dergelijke eindejaarsgeschenken onder bepaalde voorwaarden niet als loon beschouwd.
De belangrijkste regel is dat de geschenken die worden toegekend ter gelegenheid van Kerstmis, Nieuwjaar en Sinterklaas per jaar en per werknemer de grens van 40 euro (incl. btw) niet overschrijden. Deze grens wordt met 40 euro verhoogd per kind ten laste. Als de waarde van het geschenk deze grens overschrijdt, moeten er socialezekerheidsbijdragen worden betaald op de totale waarde van het geschenk. De sociale zekerheid stelt geen eisen aan het type geschenk dat wordt gegeven. Het mag bijvoorbeeld ook gaan om geschenkcheques.
Andere regels voor de btw
Dezelfde grens van 40 euro wordt door de fiscus ook voor de inkomstenbelasting gehanteerd. Dit wil zeggen dat, als de waarde van het geschenk deze grens niet overschrijdt, het geschenk voor 100% fiscaal aftrekbaar is.
Voor de btw gelden er echter andere regels. Er geldt dan een btw-voordeel als aan de volgende voorwaarden is voldaan:
- Het geschenk moet aan alle personeelsleden worden gegeven
- De aankoopprijs (excl. btw) moet minder dan 50 euro bedragen
- Het geschenk mag geen sterke drank of tabak zijn
- Er mag één geschenk per personeelslid per jaar worden gegeven
Duurdere geschenken mogen, maar hebben consequenties
Uiteraard is er niemand die de werkgever verbiedt om een duurder eindejaarsgeschenk aan te bieden. Wel zijn er dan RSZ-bijdragen en belastingen verschuldigd en is de kostprijs niet fiscaal aftrekbaar. Voor de werknemer is het geschenk bovendien een voordeel van alle aard, waardoor er een fiscale fiche 281.10 moet worden opgesteld. Privé zal de werknemer dus op dit geschenk belast worden.
Relatiegeschenken en promotiegeschenken
Wanneer het eindejaarsgeschenk niet aan een werknemer wordt gegeven, maar bijvoorbeeld aan een zelfstandige die af en toe eens in het bedrijf komt helpen, gelden er andere regels. We spreken dan over relatiegeschenken. Deze fiscale regels zijn een stuk complexer dan de regels die gelden bij het personeel, maar je hebt wel wat meer vrijheid. Zo mag je de ene zelfstandige wel een cadeau geven en de andere niet.
Grenzen aan het gegeven geschenk
Relatiegeschenken met een waarde tot 125 euro zijn voor 50% aftrekbaar van de inkomsten, maar voor de btw geldt er een grens van 50 euro. Als het een en ander een waarde heeft van minder dan 50 euro (excl. btw) per geschenk per relatie is de btw integraal aftrekbaar. Als het geschenk een hogere waarde heeft, is de btw niet fiscaal aftrekbaar. Voor rookwaren en sterkedrank geldt bovendien dat de btw nooit aftrekbaar is.
Duurdere geschenken geven
Als je cadeaus geeft met een waarde van meer dan 125 euro zijn de fiscale gevolgen afhankelijk van de vraag of je belast wordt in de personenbelasting of in de vennootschapsbelasting. Als je belast wordt in de personenbelasting is het geschenk voor 100% fiscaal aftrekbaar als je een fiscale fiche opstelt. Dan wordt de verkrijger wel zelf belast op dit geschenk. Zonder een fiscale fiche is het geschenk niet aftrekbaar.
Als je onderworpen bent aan de vennootschapsbelasting moet je in principe ook een fiscale fiche opstellen en is het geschenk eveneens bij de verkrijger belastbaar. Je kan er echter ook voor kiezen om geen fiscale fiche op te stellen. Dan blijft de uitgave wel volledig aftrekbaar, maar wordt er een belasting op geheime commissielonen geheven.
Andere regels voor promotiemateriaal
Ten slotte kan het dat het geschenk niet als een relatiegeschenk, maar als promotiemateriaal wordt gedefinieerd. Dit kan het geval zijn als het geschenk bedrukt is en je op deze manier je bedrijf onder de aandacht brengt. Dan zijn de kosten wel gewoon integraal aftrekbaar, net zoals wanneer je bijvoorbeeld flyers laat bedrukken of een website laat maken.