Het kan ontzettend handig zijn om te vergaderen op afstand. Maar dan moet alles wel volgens plan verlopen! Een haperend geluid, deelnemers die niet bereikbaar zijn of achtergrondgeluiden, het zijn allemaal voorbeelden van hinderende omstandigheden tijdens het online vergaderen. Het is handig om een aantal basisprincipes te hanteren als je wil dat de online vergadering een succes wordt! Pas deze 5 tips toe voor een gestroomlijnde online bijeenkomst.
Kun je tijdelijk niet naar je kantoorruimte in Antwerpen of werk je standaard al regelmatig vanuit huis? Met behulp van mobiele apparatuur en een goede balans tussen werk en privé wordt er steeds vaker gekozen voor een vergadering op afstand. Zo kun je vanuit huis, in een café of onderweg gemakkelijk online vergaderen met je collega’s.
5 tips voor het videobellen
Je wil het videobellen tot een succes maken, het is daarom goed om enkele basisprincipes te hanteren. Wij hebben een aantal tips op een rijtje gezet die helpen aan een gestroomlijnde online vergadering. De 5 tips lichten we verder toe in dit blog! Wie weet helpt het jou op weg naar een goed online vergadering.
- Tip 1: Zorg dat je op tijd bent
- Tip 2: Goede internetverbinding
- Tip 3: Wees duidelijk
- Tip 4: Scherm deelsessie
- Tip 5: Kleed je netjes
1 | Zorg dat je op tijd bent
Je wilt voorkomen dat je medecollega’s zich gaan ergeren aan je omdat je niet op tijd bent of dat je niet bent voorbereid. Zorg er daarom voor dat je alles bij de hand hebt voor het videobellen. Het wordt als storend ervaren als er online moet worden gewacht voor een vergadering. Log op tijd in voor het videobellen. Zijn er toch problemen? Communiceer dit dan op tijd bij de desbetreffende persoon zodat niemand op jou hoeft te wachten.
2 | Goede internetverbinding
Het belangrijkste voor een online vergadering is toch wel een stabiele internetverbinding. Heb je een minder goede internet verbinding? Dan loop je het risico dat het beeld of geluid gaat haperen of dat je 5 seconden achter loopt op het gesprek. Dit beïnvloed het videobellen via een laptop nadelig en zal alleen maar zorgen voor ergernissen. Een goede oplossing hiervoor is om over te gaan op een 4G- netwerk in plaats van op de wifi te blijven.
3 | Wees duidelijk
Een online vergadering kan moeizaam verlopen. Zorg er daarom voor dat je duidelijk bent en zelfverzekerdheid uitstraalt. Op die manier houdt jij je publiek betrokken bij de vergadering. Als iedereen goed mee doet tijdens de online vergadering, zal deze ook sneller verlopen. Zo hoeft een online vergadering niet onnodig extra tijd in beslag te nemen door onduidelijkheden.
4 | Schermdeelsessie
Het kan zo zijn dat je gegevens wilt bespreken waarbij je verwijst naar externe documenten. In dit geval is het van belang om er voor te zorgen dat iedereen je ook kan volgen. Deel je scherm met de andere deelnemers zodat ze de aandacht behouden op hetgeen wat wordt bespreken. Zo voorkom je vragen, zoals: “Waar zijn we gebleven?”. Door je scherm te delen met de andere deelnemers voorkom je verwarring. Vergeet niet om meldingen uit te zetten op je telefoon om ongemakkelijke momenten te voorkomen!
5 | Kleed je netjes
Het online vergaderen doe je waarschijnlijk in een andere setting. Je zit dan namelijk niet op kantoor. Houdt er dan ook rekening met de outfit die je aan hebt, deze moet namelijk wel passen bij de setting van de videoconferentie. Ben jij vertegenwoordiger? Laat dan een verzorgde indruk achter door je netjes te kleden. Wij raden het af om te veel kleurrijke items te dragen tijdens het videobellen, dit kan namelijk erg afleiden.
Werkplek voor videobellen
Steeds meer organisaties maken gebruik van het videobellen. Werknemers moeten dan ook goed voorbereid zijn op dit soort online vergaderingen. Pas de 5 genoemde tips toe voor een ideale videoconferentie. Bij SKEPP denken wij graag mee bij het inrichten van de ideale thuiswerkplek voor het videobellen!