Wie in de bedrijfswereld werkt zal het kunnen beamen: bedrijven met verschillende afdelingen gebruiken heel wat verschillende programma’s of systemen. Elk met hun eigen data en tools, die misschien niet altijd even goed op elkaar afgesteld zijn. Bestaat er geen makkelijkere en vooral efficiëntere oplossing? Zeker wel, misschien is ERP iets voor jou bedrijf?
Wat is ERP?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Dat klinkt als een zwaar beladen term, maar eigenlijk is het niet zo moeilijk. In de meeste organisaties heeft elke afdeling zijn eigen werkwijze en ook systeem, programma’s en tools. Elk afdeling heeft zijn eigen proces met aparte tools die niet centraal beheerd worden. Een ERP-systeem zorgt ervoor dat een bedrijf centraal kan werken. Er is één systeem waar alle afdelingen mee zullen werken. Dat systeem wordt centraal beheerd en linkt diverse tools aan elkaar. Er is ook een algemene database met basisdata zoals klantgegevens. Vanuit dit centraal systeem kunnen makkelijk documenten worden opgesteld en het systeem blijft ook steeds up to date. Ook de afzonderlijke tools die met elkaar gelinkt zijn, krijgen regelmatig een update. Zo kan je er zeker van zijn dat je steeds de meest recente gegevens gebruikt.
Voor wie is ERP?
Als je leest wat ERP inhoudt, denk je al snel dat het enkel voor grote bedrijven of multinationals is. Niks is minder waar, want ERP is er voor élk bedrijf, hoe klein of hoe groot ook. Zowel start-ups, als KMO’s en grote bedrijven kunnen een ERP-systeem gebruiken, omdat dit systeem wordt aangepast aan de noden en behoeftes van het bedrijf in kwestie. Zo’n systeem kan zeer interessant zijn voor je bedrijf – zeker wanneer de activiteiten wat stroef verlopen. Het verhoogt de efficiëntie, de processen zijn meer gestroomlijnd en dit systeem geeft je realtime inzicht in elke afdeling van het bedrijf.
Wat zijn de voor- en nadelen?
We gaven het al aan: ERP verhoogt de efficiëntie van het bedrijf. Doordat veel processen nu geautomatiseerd zijn en er een centraal beheer is van het systeem en de bijhorende tools en data, zullen ook de werknemers sneller en doelgerichter kunnen werken. Bijgevolg moeten zij minder tijd steken in administratieve rompslomp, maar kunnen ze zich focussen op hun kerntaken en op de bedrijfsactiviteiten die er echt toe doen. Een ander belangrijk voordeel is dat ook de samenwerking tussen de verschillende afdelingen eenvoudiger en beter zal zijn. Houd er wel rekening mee dat de implementatie van een ERP-systeem een behoorlijke kost is. Zie het echter als een investering die zeker op lange(re) termijn loont. Daarnaast moeten de werknemers ook leren werken met dit nieuwe systeem, wat tijd en moeite zal kosten. Maar uiteindelijk zullen deze kosten en inspanningen zeker de moeite waard zijn!