Als mensen wordt uitgelegd wat de term VoIP betekent, dan is de uitleg vaak kort en krachtig. Dat is bellen via internet, heel eenvoudig. Alhoewel deze uitleg natuurlijk feitelijk juist is, doet het alle mogelijkheden die deze techniek biedt eigenlijk een beetje tekort. Want door gebruik te maken van het internet en alle mogelijkheden die dit biedt, wordt telefoneren nooit meer hetzelfde.
Het kloppende hart
Het kloppende hart van menig bedrijf is de telefooncentrale. Hier wordt de klant, de relatie of wie dan ook telefonisch contact opneemt met een bedrijf te woord gestaan. Een belangrijke spin in het web, kortom.
Die telefooncentrale, dat is een fysiek apparaat. Althans, dat zijn we gewend, als er via een vaste lijn wordt getelefoneerd. Afhankelijk van de grootte van een bedrijf kan het een uitgebreide computer zijn met tal van knopjes en lampjes, al kan het natuurlijk ook veel kleiner en minder ingewikkeld van formaat zijn. Via de centrale worden binnenkomende gesprekken aangenomen en indien nodig vervolgens doorverbonden naar de juiste persoon. Ook komen gesprekken van medewerkers die hun toestel niet opnemen hier vaak terecht, zodat de telefoniste ook deze bellers netjes te woord kan staan. Hoe de centrale precies is ingericht en wordt gebruikt, dat verschilt per bedrijf. Maar dat er een probleem is als deze centrale niet bemand is of storing heeft, dat is algemeen bekend.
Als er wordt gebeld via internet, dan zit dit heel anders. De centrale bevindt zich dan als het ware ook op het internet, online dus, en kan vanaf iedere plek worden bediend en aangepast. Zo kan er bijvoorbeeld worden ingesteld dat inkomende gesprekken naar een bepaald nummer automatisch worden doorgeschakeld naar een mobiele telefoon, als de betreffende medewerker niet op kantoor aanwezig is. De klant merkt hier niets van, dit gaat volautomatisch, dus deze krijgt direct de juiste persoon aan de lijn.
Bellen via internet past bij het nieuwe werken
Nu medewerkers al lang niet meer al hun werktijd op kantoor doorbrengen, blijkt deze vorm van telefonie grote voordelen te hebben. Er hoeft feitelijk niemand meer in een pand aanwezig te zijn om toch alle binnenkomende gesprekken te kunnen beantwoorden, deze kunnen via de instellingen op de centrale gewoon worden verdeeld en doorgezet naar alle medewerkers, waar zij zich ook bevinden. Dit maakt een bedrijf flexibeler en beter bereikbaar. Het kan bovendien een flinke kostenbesparing opleveren, nu er geen vaste telefoonlijnen meer hoeven te worden aangelegd en betaald; alles vindt gewoon via de internetverbinding plaats die het bedrijf zeer waarschijnlijk toch al had.