In elk bedrijf is een goede interne communicatie vitaal. Of je nu een start-up bent van vijf enthousiaste groeiers, of een grote multinational met honderden werknemers. Een lesje in goede interne communicatie is zeker nodig. Om echt goede communicatie op poten te zetten, focus je best op deze 3 vragen: weet iedereen hoe en waarmee hij/zij kan communiceren? Heeft iedereen de mogelijkheid om optimaal te communiceren? En ten slotte: wat heb je nodig om nog meer contact en feedback in te bouwen?
Stap 1: iedereen zit op dezelfde golflengte
Nog voor je start met de praktische zaken, is het belangrijk om een basis uit te bouwen. Stel dus een communicatieplan op waarin je een strategie uitwerkt. Zit samen met je team leads of afdelingshoofden en houd ook een anonieme enquête in het bedrijf. Peil naar de belangrijkste zaken in verband met communicatie: weet je waarvoor het bedrijf staat? Wat voor toon gebruikt het bedrijf? Kan je makkelijk met je collega’s praten? Hoe communiceer je meestal met je baas? Wat verhindert je om te communiceren? Heb je hulp nodig om geweldloos en constructief te communiceren? Daarna is het natuurlijk belangrijk om verantwoordelijkheden uit te delen. Deel technische zaken zoals cloud telefonie uit aan je IT-afdeling en meer HR-gerichte taken aan je HR-afdeling of people managers.
Stap 2: maak functionele wijzigingen voor optimale communicatie
E-mail, online meetings en brainstormsessies: allemaal goed en wel, maar als er technisch vanalles misloopt, kan je je goede intenties in de vuilbak gooien. Zorg dus dat je plan ook in de praktijk écht uitgevoerd kan worden. Zit samen met je IT-dienst en identificeer de pijnpunten in de organisatie. Misschien is het wisselen tussen een kantoortelefoon en een privételefoon of zijn online meetings een echt probleem voor veel medewerkers. Dan kan VOIP de oplossing zijn. VOIP, of simpel gezegd bellen over het internet, zorgt ervoor dat je je zakelijk telefoonnummer overal aan kan verbinden. Zo komen oproepen rechtstreeks door op je smartphone of kantoortelefoon bijvoorbeeld en heb je maar één nummer voor je klanten. Zowel voor kmo’s met een klein aantal gebruikers als voor grote callcenters kan VOIP een oplossing bieden.
Stap 3: organiseer interventiemomenten
In de drukte van het bedrijfsleven gaat feedback vaak verloren. Zorg er dus voor dat je met de communicatieverantwoordelijken momenten afspreekt waarop feedback kan worden voorzien. Nodig een communicatiespecialist uit of behandel specifieke cases waarbij er een positieve of net negatieve interne communicatie was. Zo toon je dat je constant bezig bent met communicatie én leren werknemers zich ook steeds beter te uiten.