Krijg jij het ook helemaal op de heupen van die voortdurende stortvloed aan mails die je uit je concentratie halen en waardoor je eveneens onnodig tijd verliest? Begrijpelijk, maar niet onoverkomelijk. Er zijn steeds meer bedrijven die het stopcontact uit de mailbox trekken en werknemers op vaste tijdstippen naar de mailbox laten kijken. Het is eigenlijk een vorm van opgelegde timemanagement, maar in feite kan je dat perfect zelf. Dat bewijzen ook deze handige tips om efficiënter om te gaan met je mailbox.
# 1. Het kaf van het koren scheiden
Je mailbox staat vaak vol rotzooi en het is belangrijk om die rotzooi weg te filteren. Spam blokkeren kan al veel doen. Vergeet je daarnaast niet uit te schrijven uit de talloze nieuwsbrieven die je om de haverklap storen. Dat kost even moeite, maar dan ben je toch eindelijk verlost van die vervelende mailtjes.
# 2. Plan tijd in voor je mails
Als je een mailtje ziet dat je meteen kan beantwoorden, staat het je natuurlijk vrij om dat te doen. Andere mailtjes versleep je maar beter naar een speciale “Beantwoorden”-map. Die bekijk je dan later. Eventueel kan je nog even netjes laten weten dat je ermee bezig bent en dat je er later op terugkomt, dat is wel zo vriendelijk. Kies er nu een geschikt moment uit. Als je jezelf een beetje kent, weet je wanneer jij je dipmomentje hebt waarop je het denkwerk maar beter vervangt door het afhaspelen van je mailbox. Heb je moeite met het plannen? Dan kan een training time management natuurlijk wonderen verrichten.
# 3. Hanteer het OHIO-principe
Veel mensen gaan gewoon fout met hun mailbox om. Ze lezen de mail wel al, maar beslissen om er later iets mee te doen. Dan zetten ze de mail maar even op ongelezen. Dat is een beetje zoals een envelop openen, de brief lezen, de brief terugsteken en alles opnieuw dichtkleven: dat slaat toch nergens op?
Het OHIO-principe (only handle it once) is vrij eenvoudig toe te passen op de mailbox. Het komt erop neer dat je mails maar één keer behandelt. Je bekijkt dus niet elke binnenkomende mail om die opnieuw op ongelezen te zetten. Maar je wacht je moment af om de lijst met mail te lezen, te beantwoorden, door te sturen, te verwijderen of om een vervolgactie in te plannen.
# 4. Open de mailbox niet
Je merkt dat de belangrijkste tip is om je mailbox slechts op één of enkele vaste momenten te openen. En verder laat je je niet afleiden door je mailbox. Voor veel mensen is dat ingrijpend, maar uiteindelijk is dat toch niet zo gek?. Als het wat langer mag duren, stuur je een brief. En als het echt dringend is, moeten ze maar bellen. Laat natuurlijk niemand weken wachten, maar je geeft zelf toch ook iemand minstens 24 uur de tijd.
Geef dat ook gewoon transparant door aan je collega’s. Jij bekijkt je mailbox niet voortdurend, maar neemt wel de telefoon op. En nu maar hopen dat ze niet videobellen om over de kinderen te wauwelen.